【テンプレあり】インサイドセールスでメール営業を成功させるコツとは?文面が変われば成果が変わる!

インサイドセールス
【テンプレあり】インサイドセールスでメール営業を成功させるコツとは?文面が変われば成果が変わる!
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インサイドセールスのなかでも、メールでの営業は手軽で効率的に多くの顧客にアプローチすることが可能な営業手法です。
そもそもインサイドセールスとは、非対面で営業活動を行う手段であり、対面で行う従来の営業手法であるフィールドセールスとは対比の関係にあります。
インサイドセールスは、ノウハウや経験も必要で、だれでも簡単に結果が残せるというわけではありません。
しかし、メールによる営業手法は最も手軽におこなうことができ、メルマガによって一斉に送信したり、システムを活用したりして効率よく成約へと導くことができます。
KPI(Key Performance Indicator)の設定をしっかりとおこない、書き方のコツを学んだ上で、インサイドセールスの成功率アップを目指しましょう。


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インサイドセールスでメールを送信するメリット・重要性

インサイドセールスでメールを活用することのメリットは、見込み客であるリードとの関係を継続的に持続できること(リードナーチャリング)や、営業活動を効率化できる点にあります。

メールの開封率やリンクのクリック率を判断材料とし、購入確度の高い見込み顧客の選別(リードクオリフィケーション)をおこなうことができ、さらに既存顧客のアップセルやクロスセルの確率アップにもメール活用が有益です。
メールは自動化も可能なので、特定のタイミングでアップセルなどを促進するメッセージを送信することができ、定期的なフォローアップが可能になります。

電話やオンライン会議などと違い、相手とのコンタクトが必要ないので、追加の営業活動にかかるコストや人材を抑えつつ、送る側がある程度都合のよいタイミングで、顧客単価を向上させることができるのもメールならではの利点でしょう。
インサイドセールスには多くのシステム導入が求められますが、メールについては初期投資が少なく始められることもメリットです。

インサイドセールスメール営業のコツ「メールの開封率と反応率を上げる」

インサイドセールスでは一斉にメールを送る以外にも、個別で担当者にメールすることで成約率を高めていく。特に、BtoBではよく行われる

メールでおこなうインサイドセールスには成功への近道となるコツがいくつかあります。
適切な内容で、読み手に対して上手にアピールする必要があります。

メールを送信する際、タイトルや内容を最適化しておかなければ、返事をもらうことはおろか、開封やクリックさえしてもらうことが難しくなります。
やみくもに送っても、埋もれてしまったり、迷惑メール扱いになってしまい特定電子メール法に違反してしまったりする可能性があります。

具体的に工夫するべきメールの書き方には以下のとおりです

  • 送信元のメールアドレスは個人名にする
  • 件名の個人名・担当者名も個人名にする
  • メールのタイトルを工夫する
  • 本文は簡潔にわかりやすく
  • 時期・期限・品切れ効果のある言葉を入れる
  • 反応がよかった曜日や時間帯を整理する
  • 情報を整理してPDCAサイクルを回す

詳しく解説します

送信元のメールアドレスは個人名にする

一括送信メールや、企業名で送られてくるメールは開封しないまま削除されてしまうことが少なくありません。
送信元のメールアドレスは企業名や店舗名だけでなく、個人名も明記することで、開封率をアップできます。
アドレスも個人のものがおすすめです。
冒頭部分に自己紹介とメールを送った理由を記載します。
企業名だけでなく、個人名を本文にも記載することで、読み手は親近感を覚え、信頼を得ることができます。

件名の個人名・担当者名も個人名にする

複数人にメールを一括送信している場合も、本文の宛名や担当者名が個人名になるように設定しましょう。
自分宛てのメールであれば埋もれてしまうことも少なくなるほか重要性も高く映り、内容を確認してもらいやすくなります。

メールのタイトルを工夫する

メールを受信しても、開封してもらえなかったら意味を成しません。
メールを開封しなくても目に入る部分としてタイトルがあり、本文を読む気になってもらえるような工夫が必要になります。

本文は簡潔にわかりやすく

せっかく件名を見てメールを開封してくれても、文章が長く堅苦しい内容であれば読んでもらえないかもしれません。
本文は簡潔、丁寧且つわかりやすく、内容が頭に入りやすいものがよいでしょう。
箇条書きにしたり、画像や動画を挿入したりして視覚に訴えるのも一つの方法です。
展示会といったイベントの紹介の場合は、地図の添付も有益です。
添付ファイルのサイズが大きいと受信者側で開けない場合があるため、注意しましょう。

人が一度に把握できる情報は3つまでと言われていますので、メールの本文に記載する要点は3つまでに絞ると効率的です。
こちらが伝えたいことばかりを盛り込むのではなく、メールを読めば相手の求める情報がすぐに得られるように工夫しましょう。

時期・期限・品切れ効果のある言葉を入れる

メール営業での開封率を上げるためには、時期・期限・品切れ効果のある言葉を入れ、メリットの情報提供が非常に効果的です。
これらの要素は、受け手に対して緊急性を感じさせ、「今すぐ開封して行動しなければならない」と感じさせる心理的なトリガーを引き起こします。

「今だけ」「新春セール」など、先方が「今、このタイミングで知っておくべき情報だ」と思わせるような季節や特定のイベント、トレンドに関連する言葉や、「本日中に申し込むと20%オフ」や「残り3日!特別オファー」などの言葉を使うと、急いで確認したくなります。

また、商品の在庫が限られていることや、提供しているサービスの定員が埋まりつつある品切れ効果のある言葉を含むことで、「今すぐ行動しないと手遅れになる」と感じさせます。例えば、「在庫限り」「先着50名様限定」などのフレーズを使用すると、開封を促進する効果が高まるでしょう。

反応の良かった曜日や時間帯を整理する

メールを送るタイミングは、過去に反応がよかった曜日・時間帯にするのがおすすめです。開封率が高い曜日・時間帯は、扱うサービス、業界などによってまったく異なります。
ネット上に正解はありません。
配信を重ねるなかで顧客の傾向を分析していきましょう。

情報を整理してPDCAサイクルを回す

情報を整理した後は、PDCAサイクルを回すことで、施策の継続的な改善をおこなうことができます。
設定した具体的な目標であるKGI(最終目標)とKPI(中間指標)が、どこまで達成できてるのか定期的に分析し、改善を繰り返すことで、さらなる成果につなげていくことができます。


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インサイドセールスでメール営業する際の注意点

メールではわかりやすくメリットを訴求することが大切。テレアポも並行して行うことがある

インサイドセールスでメールを送る際には、いくつかの注意点が存在します。
効率的にメール営業を進めるため、以下のポイントを確認しておくようにしましょう。

  • KPIをチェックする
  • メール作成の効率化を図る
  • 返信漏れや返信遅れに注意する
  • メール送信の頻度に注意する

詳しく解説します。

KPIをチェックする

KPIとは「Key Performance Indicator(重要業績評価指標)」の略で、メール営業の効果を定量的に測定するための重要な指標です。

メールによるインサイドセールスの場合、メール開封率、クリック率(CTR)、返信率、転換率(コンバージョン率)などが指標として重要視されます。

これらのKPIを定期的にチェックし、営業活動の問題点を特定し、改善を繰り返すことで、メール営業の効率を向上させ、目標達成へとつなげることができるでしょう。

メール作成の効率化を図る

メールを開封してもらい、さらに有意義な情報を得てもらおうと工夫するのは大切ですが、丁寧に準備するあまり1通のメールにあまり長い時間をかけてしまうことは非効率です。
手軽に多くアピールができるのがメールでの営業手法だからこそ、そのメリットを活かし効率化を図りましょう。

また、メールを用いた営業手法に成功した後は、フィールドセールスへ送客する場合もあります。
チームで役割を分担することで負担を減らし、より効率的に顧客へアピールをすることができます。
インサイドセールスとフィールドセールスは敵対するものではなく、協力し合える関係でいられることがベストです。
それぞれの得意分野を活かしてアピールしていきましょう。

返信漏れや返信遅れに注意する

顧客からせっかく返信が来たのに返信を忘れたり、返信が遅れたりすると、関係性を構築しづらくなってしまいます。
返信が遅いと印象が悪くなり、その間に相手の興味関心が薄れて、商談の機会を逃してしまう危険性があります。

機会喪失を防ぐためにも、顧客からのメールに適切に対応できるよう、インサイドセールス部隊とは別に、メールのリスト管理と返信状況を確認する担当者を設けるのが望ましいでしょう。

メール送信の頻度に注意する

何度もメールを送ると、迷惑に感じられ、しつこい印象を与えてしまいます。
メールを最後に送信した日時を記録して、適切な間隔でメールを送ることが大切です。
MAツールを利用すれば、指定した間隔で自動的にメールを送信できます。

また、過去に営業を断られた企業に再びメールを送る行為は、トラブルの原因になりかねないため、できるだけ避けましょう。
メールを送付する先のリストを作成したら、過去に営業をかけたことがないかを必ずチェックしてください。
ターゲットの属性によってセグメントし、各セグメントに応じた対応が必要になります。

配信のタイミングは?

インサイドセールスでメールを配信する時間に迷っている男性。メールでは面会のお願いをすることもある。資料請求に至った背景をメールでヒアリングすることも大切

メールの送信は、仕事があまり忙しくないタイミングがおすすめです。
土日が休みの職種であれば、週の初めである月曜日や週末にかけて慌ただしくなる木曜日、金曜日を避けて、火曜日か水曜日に送るのが適切でしょう。

顧客のスケジュールを把握しているのであれば、なるべくメールを開封してくれそうな日を選ぶのが得策です。
お客様へのフォローを目的としたフォローメールについては、相手からアクションがあった場合の返信になるため、なるべく早くメールを送るように心がけましょう。


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目的別・メールの例文・テンプレート

セミナーなどの案内やアンケートを送ることも、顧客の意欲を高めるメール、顧客の掘り起こしを目的とするメールなど様々

メールには、対面・オンライン・電話と違う大きな特徴があります。
それは入社から間もなかったり、ノウハウや経験の少なかったりする社員でも、メールの文面ならばじっくりと考えることができるという点です。
事前に調べて、ある程度パターンを考えておくと活用することができます。

扱う商材やサービス内容によって文面も変わりますが、ここでは新規開拓やアポイント打診など、それぞれのケースに沿った例文やテンプレートを一例としてご紹介します。

  • 初回/新規アプローチのメール例文・テンプレート
  • 既存顧客へのアップセルメール例文・テンプレート
  • 資料請求のお礼のメール例文・テンプレート
  • 商談/アポイント打診のためのメール例文・テンプレート

初回/新規アプローチのメール例文・テンプレート

株式会社○○
〇〇様

初めてご連絡差し上げます。
株式会社△△で「(商品名)」というサービスを担当しております、□□□□と申します。

貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。
弊社では、○○業界のお客さまを中心に○○を導入いただいており、これまでに○○件の導入事例と○○を最大で○%改善した実績がございます。
ご興味ございましたら、私までご連絡いただければ、詳細についてご説明申し上げます。

お問い合わせ、心よりお待ち申し上げます。
よろしくお願いいたします。

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(署名)△△株式会社
✖✖部 □□□□
住所:
電話:
メール:
https:〜〜
SNS:
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既存顧客へのアップセルメール例文・テンプレート

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。
△△株式会社の□□□□です。

先日はお忙しいところ、お電話にてお時間を頂戴し御礼を申し上げます。誠にありがとうございました。
この度は、弊社の新サービスである「(商品名)」の提供を開始いたしましたので、ご連絡をさせていただきました。

特徴は
・〇〇〇〇
・〇〇〇〇

となっております。

無料期間・プランもございますので、ぜひそちらをご利用いただき、もしよろしければその後に導入のご案内をさせていただきます。

無料期間のお申し込みは、以下のページからご確認くださいませ。
https:〜〜〜

また、サービスについて詳しい資料をお送りいたします。
https:〜〜〜

弊社サービスにご不明点等がございましたら、〇〇〇〇まで遠慮なくご連絡をいただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
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(署名)△△株式会社
✖✖部 □□□□
住所:
電話:
メール:
https:〜〜〜
SNS:
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資料請求のお礼のメール例文・テンプレート

件名:「(商品名)」資料ご請求のお礼

株式会社○○
〇〇様

株式会社△△の□□□□と申します。

先日は、弊社製品「(商品名)」の資料をご請求いただき誠にありがとうございました。

ご希望の資料をメールにて送付させていただきました。
こちらの製品の概要は○○で、特徴は、○○となっております。

無料期間もございます。ぜひご利用いただき、もしよろしければその後導入のご案内をさせていただければと存じます。

ご不明な点やご質問がございましたら、本メールにご返信いただけますと幸いです。
詳しくご説明させていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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(署名)△△株式会社
✖✖部 □□□□
住所:
電話:
メール:
https:〜〜
SNS:
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商談/アポイント打診のためのメール例文・テンプレート

件名:ご相談会のご案内【(商品名)期間限定特典】

株式会社○○
〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△の□□□□です。
先日は弊社製品「(商品名)」の
資料をご請求いただき、誠にありがとうございました。

「(製品名)」では、
○月○日までにお申し込みいただいた方限定で、初期費用が無料となるキャンペーンをおこなっております。

ご興味がございましたら、ご挨拶も兼ねて打ち合わせを設定させていただきたく、候補日をご提示いただけますと幸いです。 
直近ですと、下記の日程で打合せが可能でございますが、いかがでしょうか?

<候補日程>
・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○
・○月○日(曜日) ○:○○

当日は、サービスやプラン内容の詳細、他社での導入事例や、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、面談は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をご返信いただければ幸いでございます。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

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(署名)△△株式会社
✖✖部 □□□□
住所:
電話:
メール:
https:〜〜
SNS:
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インサイドセールス成功の鍵はメールにあり

インサイドセールスのなかでも、メールを使った営業手法についてご紹介しました。
メールは例文やテンプレートを参考に事前準備ができるため、ノウハウや経験、人材が少なくても安心しておこうことができますが、インサイドセールスでチームとしてより一層の成果を出すには、書き方やタイミングなど、しっかりとしたノウハウの備えが必要です。
情報共有や業務の連携をスムーズにし、インサイドセールスが成功する構成を考えましょう。

メールを利用した営業手法の構築・運営は、ノウハウや経験を積んだ営業代行会社に依頼するのも有効な手段です。

facingは、これまでの成功事例から蓄積した豊富な知見とノウハウを保有しており、クライアント様の抱える課題に対して最善の解決法を提供することが可能です。

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